THE FOLLOWING INFORMATION EXPLAINS HOW AND WHY PERSONAL DATA IS PROCESSED AS PART OF THE RECRUITMENT PROCESS AT DHL GROUP IN COUNTRIES WHERE THE GENERAL DATA PROTECTION REGULATION (GDPR) OF THE EUROPEAN UNION OR AN EQUIVALENT LEGISLATION APPLY.
The protection of your data is important to DHL Group and the associated DHL Group companies (hereinafter referred to as DHL). DHL undertakes to process and protect applicants’ data according to the applicable data protection regulations. Below we explain which data are collected and passed on, when this occurs and for what purpose this is done when you apply for a job, for example. You will also learn which rights you have and how you can exercise them.
At DHL, we only process your data for certain purposes based on the following legal grounds:
In the application process, the DHL company advertising the job in question processes the following data categories for the purposes listed in the list below based on the legal grounds given there. The categories of data we can request from you and process depend on the respective locally applicable specifications of the country in which the job is offered.
In addition to these data categories, we may require further information to evaluate your application that indicates how suitable you are for the respective position. If you are selected as a final candidate, we may ask you to provide further necessary information prior to your hiring. If there is no legal obligation to provide information on certain personal requirements such as proof of a driver’s/pilot’s license, you may decide for yourself which data you provide us with.
The respective DHL Group company that has advertised the job processes your application for the following purposes based on the following legal grounds:
Interested candidates do not always immediately find a suitable position. We therefore offer various services that enable us to notify you about interesting job advertisements and/or consider you for the staffing of vacant positions.
Job alert
You can set up a so-called job alert. In this case, you receive job offers tailored to your interests at the e-mail address you have provided. For this purpose, DPAG processes your information (e-mail address, details on the desired position such as career level, location, etc.) so that we can send you job recommendations based on the details you have provided. You can unsubscribe from the job alert at any time, otherwise it terminates automatically after one year.
Targeted advertisement of vacant positions at the website
Based on the job offers selected by you at the website, further comparable positions can be shown to you. In this case, a comparison merely takes place with further vacant positions that have similarities with those you have selected. Entered data is not saved once the respective session has concluded.
Creation of a profile
Interested candidates can create a profile at the website. Required are the candidate’s name, e-mail address and further information that the candidate can voluntarily enter (résumé/CV, qualifications, career experience, etc.). Based on this information, the candidate receives targeted job advertisements that are tailored to his or her interests either by e-mail or – provided he or she is logged in – at the website.
Forwarding of applications to further DHL Group companies
When applying for an advertised position, you can consent to the sharing of your application information with the other DHL companies so that they are entitled to take your information into consideration when staffing vacant positions and to extend further job offers to you.
We collect data directly from you when you provide it at our career website or via other communication channels. When you use a different channel, such as publicly accessible career networks like LinkedIn, we process your data according to the applicable terms of use of the respective platform/network. We also receive your data indirectly when we cooperate with recruitment companies. In this case, these agencies are responsible for guaranteeing the accuracy of the data and transmitting it to us in compliance with applicable law.
When processing inquiries by interested candidates – such as for the selection of suitable job suggestions or of candidates for vacant positions – we use AI-based software that supports us in these tasks.
We use algorithms to evaluate the large number of applicants and application data we receive. The intelligent matching algorithms help us to set priorities when examining applications and sorting the applicants, based on the professional characteristics required for the respective task (experience, location, skills). The results are always regarded as a recommendation, and the final hiring decisions are made by the human resources officers and members of our hiring team.
To optimize the interview process, we have integrated a hiring assistant into our hiring platform in which all responses and comments are stored. To reduce manual coordination with human resources officers, we have integrated an automated calendar for job interviews. To navigate the hiring process, you can interact with our chatbots or may be requested to reply on certain questions, which will lead you to the next stage of the process.
We take into account all information collected during the application process and guarantee that your data is processed fairly, precisely and ethically.
Application process
Processing of data from interested candidates
We take suitable steps to protect the data and counter the risk of a loss of data. We ensure the proper safeguarding of your data in compliance with applicable law through suitable technical and organizational measures.
The data collected by us can be passed on to the following recipient categories for the purposes described in this data protection information:
We have taken suitable precautions to safeguard the rights and freedoms of applicants for positions outside the European Economic Area (EEA) or those interested in applying.
The transfer of data to DHL Group companies takes place in accordance with the DHL Group Data Privacy Policy. You can receive a summary of the contents by clicking here or contacting the human resources department responsible for processing your application.
In cases where a service provider outside the EEA processes your data on behalf of a DHL company, this service provider is bound to contractual agreements and possibly also supplementary measures.
Wherever applicable, data protection law provides for the following rights:
Please note that DHL cannot process your inquiry without sufficient proof of your identity. Please also note that applicable data protection law can impose conditions for exercising the aforementioned rights.
We reserve the right to amend this data protection information from time to time in accordance with changes in our services, the processing of your data or applicable law. We therefore recommend that you regularly consult our data protection information.
1. Präambel
DHL Group und ihre Konzerngesellschaften (im Folgenden als DHL bezeichnet) ist der Schutz Ihrer Daten wichtig. DHL verpflichtet sich, die Daten von Interessenten und Bewerbern gemäß der anwendbaren Datenschutzvorschriften zu verarbeiten und zu schützen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Daten wann und wozu verarbeitet werden, wenn Sie unsere Karrierewebsite besuchen oder sich auf einen Job bewerben. Darüber hinaus informieren wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte und wie Sie diese ausüben können.
2. Geltungsbereich dieser Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise gelten für alle DHL-Konzerngesellschaften mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und Großbritannien.
Alle anderen Konzerngesellschaften schließen sich diesen Datenschutzhinweisen in dem Maße an, in dem sie durch geltende externe und/oder interne Vorgaben dazu verpflichtet sind.
Wir verweisen in der Regel auf Rechtsvorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in allen Mitgliedstaaten des EWR gilt. In vielen Ländern außerhalb des EWR gelten vergleichbare Regelungen.
3. Diese Datenschutzhinweise gelten für
4. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
5. Wofür verwenden wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Ihnen, insbesondere über freie Stellen und deren Besetzung in den zu DHL Group gehörenden Gesellschaften. Bei sich ggfs. ergebenden weiteren Verarbeitungen werden Sie gesondert informiert.
6. Anlegen eines Profils im Interessentenpool
Ggfs. ergibt sich die Möglichkeit mit Ihrem Profil in den Interessentenpool aufgenommen zu werden. Erforderlich wären Ihr Name, E-Mail-Adresse sowie weitere Angaben, die Sie hinterlegen möchten (Lebenslauf, Qualifikation, Berufserfahrung und vergleichbar). Auf Grundlage dieser Angaben werden Ihnen gezielt Job-Angebote vorgeschlagen, die sich an Ihren Interessen orientieren, entweder per E-Mail oder – sofern sie eingeloggt sind – auch auf der Webseite. Rechtsgrundlage für das Hochladen Ihrer Informationen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Informationen zu dem DHL-Interessentenpool finden Sie in den Nutzungsbedingungen für den Interessentenpool. [Rechtsgrundlage für Teilen, 3Territorien, Speicherdauer, Geltendmachung von Betroffenenrechten, JCA-Essentials]
7. Zusenden von Informationen
Gerne senden wir Ihnen per E-Mail Informationen zu DHL Group und deren Untergliederungen zu, wenn Sie uns Ihre E-Mailanschrift für diesen Zweck zur Verfügung stellen und in die entsprechende Nutzung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einwilligen. Diese Einwilligung würde ein Jahr gelten. Sie können sie aber jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
8. Durchführung eines Auswahlverfahrens
Im Bewerbungsprozess werden ggfs. die folgenden Kategorien von Daten von dem jeweiligen Job ausschreibenden DHL Group Unternehmen zu den unten aufgelisteten Zwecken und auf Grundlage der dort genannten Rechtsgrundlagen verarbeitet.
Die Kategorien von Daten, die wir von Ihnen ggfs. benötigen und verarbeiten, richten sich nach den jeweils anzuwendenden lokalen Vorgaben des Landes, in dem der Job angeboten wird.
Zusätzlich zu diesen Kategorien von Daten benötigen wir zur Beurteilung einer Bewerbung ggf. weitere Informationen, die Aufschluss darüber geben, wie geeignet Sie für den jeweiligen Job sind. Für den Fall, dass Sie als endgültiger Kandidat ausgewählt werden, kann es sein, dass wir Sie bitten, uns vor der Einstellung weitere erforderliche Informationen zur Verfügung zu stellen.
Sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht, über bestimmte persönliche Voraussetzungen Auskunft zu geben, z.B. Ausweisnachweis für Fahrer/Piloten, entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen.
Wenn Sie sich auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben, verarbeitet die jeweilige DHL Group Konzerngesellschaft, die den Job ausgeschrieben hat, Ihre personenbezogenen Daten für zumindest einige der folgend aufgeführten Zwecke und auf den angegebenen Rechtsgrundlagen:
9. Eignung für den Job
Um Ihre Eignung für den Job zu beurteilen, verarbeiten wir Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sofern die mit * gekennzeichneten Daten in einer frühen Phase des Bewerbungsverfahrens erhoben und diese nicht für die Bewerberauswahl benötigt werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der möglichst zeitnahen Finalisierung des Arbeitsvertrags mit allen notwendigen Informationen.
10. Datenerhebung in berufsbezogenen sozialen Netzwerken **
In Einzelfällen nutzen wir Netzwerke oder Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt zur Vervollständigung des Bewerberbildes auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Validierung und/oder Vervollständigung von Bewerberinformationen.
11. Weitere Compliance-Prüfungen
In einigen Ländern sind DHL-Konzerngesellschaften verpflichtet andere bzw. weitere Compliance-Prüfungen von Bewerbern durchzuführen. Grundlage für diese Prüfungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c und. lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Erfüllung von Compliance-Anforderungen.
12. History-Check
In besonders gelagerten Fällen behalten wir uns vor, die von Bewerbern gemachten Angaben oder eingereichte Dokumente/Zertifikate u.a. bei den Erstellern oder Ausgabestellen zu validieren. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Prüfung der Richtigkeit von gemachten Angaben um ein faires und korrektes Auswahlverfahren für alle Bewerber, aber auch uns zu gewährleisten.
13. Ggf. Zugangsdaten zur Karriere-Plattform: Benutzername und Passwort
14. Log Files
Wir verarbeiten von Besuchern unserer Website deren IP-Anschrift auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um ggfs. verifizieren zu können, ob und ggfs. wer unsere IT-Infrastruktur attackiert hat. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer IT-Infrastruktur und der Erfüllung von IT-Security-Anforderungen.
15. Signature
In einigen Ländern ist es vorgesehen, dass Angebote für die Besetzung von ausgeschriebenen Stellen von den ausgewählten Bewerbern „signiert“ werden. Im gegebenen Fall gibt es dafür ein festgelegtes Verfahren, in welchem Bewerber elektronisch ein Dokument unterzeichnen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der rechtssicheren Dokumentation des von uns unterbreiteten Job-Angebots.
16. Statistische Auswertungen
Zur Verbesserung unserer Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungsprozesse führen wir anhand von pseudonymisierten Bewerberdaten Analysen und Auswertungen zu statistischen Zwecken durch wie z.B., wie viele Bewerber haben sich auf eine Stelle beworben und wie lange war die Stelle ausgeschrieben. Informationen über aktuelle und ehemalige Bewerber werden darüber hinaus für statistische Analysen verarbeitet, wie z.B. in welcher Entfernung jemand von der Arbeitsstelle wohnt. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung unserer Stellenausschreibungs- und Stellenbesetzungsprozesse.
17. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
Grundsätzlich werden Ihre Daten von hierfür berechtigten Personen bei der Konzerngesellschaft verarbeitet, bei der Sie sich auf eine offene Stelle bewerben. Einige Konzerngesellschaften bedienen sich zur Durchführung des Bewerbungsfahrens der Unterstützung von speziell geschulten Mitarbeitern anderer Konzerngesellschaften (konzerninterner Dienstleister) oder beauftragter externer Dienstleister. In jedem Falle wird dafür Sorge getragen, dass entsprechende Vereinbarungen den datenschutzkonformen Umgang mit Ihren Daten regeln.
Zugriff auf Ihre Daten erhalten in jedem Fall nur hierzu berechtigte Personen. Im Falle der konzerninternen Weitergabe gelten die dargestellten Voraussetzungen. Die konzernweiten Stellenbesetzungsprozesse können darüber hinaus vorsehen, dass neben dem Vorgesetzten und der Personalabteilung der Konzerngesellschaft, die die freie Stelle vergibt, Personal-Dienstleister und technische Dienstleister sowohl aus anderen Konzerngesellschaften als auch Fremdgesellschaften Zugriff auf Ihre Daten haben.
18. Wie erfolgt die Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO?
Sollten Sie sich auf eine Stelle außerhalb der Europäischen Union bewerben oder Ihre Daten für den Bewerberpool freigeben, so haben auch Konzerngesellschaften in Ländern außerhalb des EWR Zugriff auf Ihre Daten. Werden personenbezogene Daten an andere Konzerngesellschaften außerhalb des EWR übermittelt, so geschieht dies nach Maßgabe der DHL-Konzerndatenschutz-Richtlinie. Diese stellt sicher, dass unsere Konzerngesellschaften weltweit personenbezogene Daten nach Standards verarbeiten, welche ein nach dem europäischen Datenschutzrecht gefordertes, angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen. Unsere Konzerndatenschutz-Richtlinie ist durch die europäischen Aufsichtsbehörden als sogenannte Binding Corporate Rules (BCR) genehmigt.
19. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden bei uns so lange gespeichert, bis Sie Ihre (Initiativ-) Bewerbung zurückziehen oder Sie Ihre im Zusammenhang mit der Bewerbung auf eine konkrete Stelle gegebene Einwilligung in die Aufnahme in unseren Bewerberpool mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wird das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ohne dass wir Sie einstellen, speichern wir Ihre Daten für weitere sechs Monate, soweit sich aus anwendbaren Vorschriften nicht etwas anderes ergibt (z.B. bei Zurückziehen der Bewerbung). Werden Sie bei uns eingestellt, übernehmen wir Ihre Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte.
In allen anderen Fällen speichern wir Ihre Daten ein Jahr.
20. Wie wird über Ihre Bewerbung entschieden?
Grundsätzlich werden Bewerbungen von den für die Stellenausschreibung verantwortlichen Mitarbeitern der Personalabteilung persönlich geprüft. Sollte ausnahmsweise im zulässigen Rahmen eine automatisierte Entscheidung getroffen werden oder eine automatisierte Verarbeitung, Bewertung und Vorhersage bestimmter Aspekte Ihrer Person (Profilbildung) durchgeführt werden, wird die Konzerngesellschaft, bei der Sie sich bewerben, Sie über Ihr diesbezügliches Anhörungs- und Widerspruchsrecht informieren.
21. Werden Ihre Daten weitergegeben?
Die von uns verarbeiteten Daten können zu den in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Zwecken an die folgenden Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:
Ggfs. stattfindende Übermittlung an DHL Group Konzerngesellschaften erfolgt gemäß der DHL Group Konzerndatenschutzrichtlinie.
22. Ihre Datenschutz-Rechte
Soweit anwendbar, sieht das Datenschutzrecht folgende Rechte für Personen vor, von denen personenbezogene Daten verarbeitet werden:
23. Wie üben Sie Ihr Recht aus?
Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Anfrage ohne ausreichenden Nachweis Ihrer Identität nicht bearbeiten können. Bitte beachten Sie, dass uns das geltende Datenschutzrecht Bedingungen für die Ausübung der oben genannten Rechte auferlegen kann.
24. Änderungen der Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit entsprechend den Änderungen unserer Services, der Verarbeitung Ihrer Daten oder des geltenden Rechts zu ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, unsere Datenschutzhinweise regelmäßig zu besuchen.
Stand: 01.04.2025