Skip to main content

Zásady ochrany osobních údajů pro uchazeče


Na ochranu osobních údajů klademe ve skupině DHL a všech společnostech, které do skupiny DHL náleží (dále jen DHL Group) velký důraz. DHL Group se zavazuje zpracovávat a chránit údaje uchazečů v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů.
V následujícím textu se dozvíte jaké údaje, kdy a za jakým účelem jsou shromažďovány a předávány dál, např. když se ucházíte o pracovní místo. Kromě toho budete informováni o svých právech a o tom, jak je můžete uplatnit. 

Rozsah platnosti zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na všechny společnosti DHL Group v Evropském hospodářském prostoru (EHP) a ve Spojeném království. Všechny ostatní společnosti DHL Group dodržují tyto zásady ochrany osobních údajů v takovém rozsahu, v jakém to po nich vyžadují příslušné předpisy. U žádostí o některá pracovní místa mohou být uvedeny doplňující nebo specifičtější informace týkající se ochrany osobních údajů. Tyto případné informace najdete na těch webových stránkách, kde žádost podáváte a budou k dispozici od chvíle kdy zahájíte proces podávání žádosti.

Kdo nese odpovědnost?

  • Tyto kariérní webové stránky provozuje společnost Deutsche Post AG (DPAG) se sídlem v Německu a je za ně odpovědná. Další informace najdete v dokumentu Zásady ochrany osobních údajů. 
  • Za pracovní nabídky inzerované na těchto kariérních webových stránkách a za konkrétní žádosti o zaměstnání podané prostřednictvím těchto kariérních webových stránek nese odpovědnost ta společnost skupiny DHL Group, která dané pracovní místo nabízí a inzeruje. V inzerátu pracovního místa najdete název a kontaktní údaje odpovědné společnosti skupiny DHL Group a případně také kontaktní údaje příslušného pověřence pro ochranu osobních údajů, nebo jiné zodpovědné osoby.
  • Společnosti DHL Group jsou odpovědné za pool zájemců, do kterého můžete být s vaším souhlasem přidáni s ohledem na váš region: Společnosti DHL Group se sídlem na území 1) EHP bez Spojeného království, 2) Spojeného království a Irska a 3) zbytku světa.
 

Proč vaše údaje shromažďujeme?

Ve společnostech DHL Group zpracováváme vaše osobní údaje pouze pro specifické účely a pro  níže uvedené právní tituly:
  • Pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.
  • Pro splnění zákonné povinnosti.
  • Pro ochranu oprávněných zájmů a vašich i našich práv, např.: abychom vám mohli poskytovat efektivní služby; nabízet vám vhodné pozice na základě informací, které máme k dispozici; lépe spravovat náš vztah s vámi a možnosti z něj vyplývající; dále rozvíjet a zlepšovat naše náborové služby a procesy; lépe chránit vaše údaje a zajistit bezpečnost a dodržování předpisů. Dbáme na to, aby zpracování osobních údajů bylo přiměřené těmto oprávněným zájmům. Případně můžete uplatnit své právo vznést námitku. 
  • Na základě vašeho souhlasu, který můžete kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
 

Zacházení s vaší žádostí

V rámci procesu podávání žádosti zpracovává příslušná společnost skupiny DHL Group, která pracovní místo nabízí, následující kategorie údajů pro účely uvedené níže a na základě tam uvedených právních titulů. Kategorie údajů, které od vás můžeme požadovat a které zpracováváme, závisejí na platných místních požadavcích země, ve které je pracovní místo nabízeno. 
  • Základní údaje o vás (jméno, datum narození, adresa atd.). 
  • Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa atd.). 
  • Informace přiložené k žádosti o zaměstnání (životopis, motivační dopis, vysvědčení, certifikáty, poznámky z pohovorů a další údaje, které nám poskytnete nebo sdělíte během pohovoru).
  • Případné fotografie a video. 
  • Státní příslušnost a pracovní povolení, pokud to bude relevantní. 
  • Údaje o zdravotní způsobilosti pro danou pozici, pokud to bude relevantní. 
  • Výpis z rejstříku trestů, pokud to bude pro danou pozici relevantní. 
  • Bankovní spojené potřebné k proplacení cestovních výdajů, pokud v rámci výběrového řízení bude nezbytná cesta na zahraniční pobočku apod. 
  • Údaje, které jste zveřejnili na veřejně přístupných platformách a sítích a které mohou být shromažďovány v souladu s  podmínkami používání provozovatelů daných platforem a sítí.
  • Další komunikace (např. potvrzení vaší žádosti nebo dalších informací, realizace telefonického pohovoru / videopohovoru atd.).

Kromě těchto kategorií údajů můžeme k posouzení žádosti případně potřebovat i další informace, které nám naznačí, nakolik jste pro dané pracovní místo vhodní. V případě, že budete vybráni jako konečný kandidát se může stát, že vás požádáme, abyste nám před přijetím do zaměstnání poskytl další potřebné informace. Pokud neexistuje zákonná povinnost poskytnout informace o určitých osobních předpokladech (např. předložení dokladů pro řidiče/piloty), sami rozhodujete o tom, jaké údaje nám poskytnete.
Vaše žádost bude zpracována příslušnou společností skupiny DHL Group, která pracovní místo inzerovala, a to pro následující účely a na následujícím právním základě: 
  • Za účelem posouzení vaší vhodnosti pro dané pracovní místo je právním titulem zpracování plnění smlouvy.
  • Za účelem přípravy a provedení (video)pohovoru je právním titulem zpracování váš souhlas.
  • Za účelem kontroly vašich údajů podle platných sankčních seznamů a právních požadavků je právním základem zpracování splnění zákonné povinnosti a oprávněný zájem DHL Group na splnění z toho vyplývající zákonné povinnosti.
 

Před podáním žádosti – zpracování osobních údajů uchazečů 

Ne všichni uchazeči vždy najdou vhodné pracovní místo okamžitě. Nabízíme proto další služby, abychom vás mohli informovat o zajímavých volných pracovních místech nebo vám nabídli možnost přihlásit se do konkrétního výběrového řízení. 

Upozorňování na pracovní místa

Můžete si nastavit tzv. job alert, tedy upozorňování na pracovní nabídky. V takovém případě budete na zadanou e-mailovou adresu dostávat nabídky pracovních míst přizpůsobené vašim zájmům. Za tímto účelem společnost DPAG zpracovává vaše údaje (e-mailovou adresu, údaje o požadovaném pracovním místě, jako je kariérní úroveň, lokalita apod.), aby vám na základě poskytnutých údajů mohla zasílat doporučení pracovních míst. Upozorňování na pracovní místa lze kdykoli zrušit a po uplynutí jednoho roku automaticky končí. 

Cílené inzeráty na volná pracovní místa na webových stránkách

Na základě nabízených pracovních míst, která si na webových stránkách vyberete, se vám mohou na webových stránkách zobrazovat další, srovnatelná pracovní místa. V takovém případě dochází pouze k porovnání vámi vybraných pracovních míst s jinými volnými pracovními místy, která jsou jim podobná. K dalšímu uchovávání údajů nad rámec příslušné relace nedochází. 

Vytvoření profilu 

Zájemci mají také možnost vytvořit si na těchto webových stránkách profil. Je zapotřebí jméno, e-mailová adresa a další osobní údaje, které uchazeč dobrovolně uvede (životopis, kvalifikace, profesní zkušenosti apod.). Na základě těchto údajů jsou dotyčné osobě cíleně navrhovány inzeráty podle jejích zájmů, a to buď e-mailem, nebo – pokud je přihlášena – také na webových stránkách. 

Předávání žádostí dalším společnostem DHL Group

V  žádosti o pracovní místo můžete také vyjádřit souhlas s tím, aby společnosti skupiny DHL Group zpracovávaly vaše podklady související se žádostí a byly tak oprávněny zohlednit vaše údaje při obsazování volných pracovních míst a předložit vám pracovní nabídky i z jiných společností než od těch, do kterých jste se hlásil.  

Jak vaše údaje získáváme?

Údaje získáváme přímo od vás, když nám je poskytnete na našich kariérních webových stránkách nebo prostřednictvím jiných komunikačních kanálů. Pokud používáte jiný kanál, např. veřejně přístupné profesní sítě jako je LinkedIn, zpracováváme vaše údaje podle platných podmínek příslušné platformy/sítě. Když spolupracujeme s personálními agenturami, získáváme vaše údaje nepřímo. V takovém případě jsou za zajištění správnosti údajů a jejich předání nám v souladu s platnými právními předpisy odpovědné tyto agentury.

Jak zpracováváme údaje v případě dotazů ze strany zájemců?

Pro zpracování dotazů ze strany zájemců – například pro výběr vhodných návrhů pracovních míst nebo také při výběru uchazečů na volná pracovní místa – používáme software s podporou umělé inteligence, který nás při těchto úkolech podporuje. 

Ke kontrole velkého množství uchazečů a údajů z žádostí, které dostáváme, používáme algoritmy. Inteligentní párovací algoritmy nám pomáhají při kontrole žádostí stanovovat priority a třídit uchazeče na základě profesních vlastností (zkušenosti, lokalita, dovednosti) potřebných pro dané pracovní místo. Výsledky jsou vždy považovány za doporučení a konečné rozhodnutí o přijetí do zaměstnání činí pracovníci personálního oddělení a členové našeho náborového týmu. 

Abychom optimalizovali proces pohovoru, integrovali jsme do naší náborové platformy průvodce náborem, do kterého se ukládají všechny reakce a komentáře. Abychom omezili manuální koordinaci s pracovníky personálního oddělení, integrovali jsme automatizovaný kalendář pro pracovní pohovory. Při procházení náborovým procesem můžete interagovat s našimi asistenčními chatboty nebo můžete být vyzváni ke zodpovězení určitých otázek, které vás posunou do další fáze procesu.

Bereme v úvahu veškeré informace shromážděné během procesu podávání žádosti a zaručujeme, že vaše údaje budou zpracovávány spravedlivým, přesným a etickým způsobem. 

Jak dlouho vaše údaje uchováváme?

Proces podávání žádostí

Pokud bude proces podávání žádosti ukončen, aniž by vaše žádost byla úspěšná, budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu dalších šesti měsíců, pokud zákony nestanoví jinou délku archivace.

Pokud budete přijati do zaměstnání, zařadíme vaše údaje do vašeho osobního spisu v souladu s platnými právními předpisy.

U uchazečů o zaměstnání ve Spojených státech amerických se profil a žádosti uchovávají po dobu tří let na základě předpisů OFCCP a EEO. 

Zpracování osobních údajů uchazečů 

V případě uchazečů závisí doba uchovávání na tom, které nabídky na webových stránkách využíváte. 
  • Upozorňování na pracovní místa lze kdykoli ukončit a automaticky skončí po uplynutí jednoho roku od jeho nastavení.
  • Personalizace webových stránek na základě zobrazených inzerátů pracovních míst probíhá pouze po dobu, po kterou máte webové stránky otevřené („relace“). K dalšímu uchovávání nedochází.
  • Pokud si vytvoříte účet, bude k němu docházet, dokud účet nesmažete. Případně bude účet smazán po 12 měsících nečinnosti. 
 

Jaká opatření jsou zavedena pro zabezpečení osobních údajů? 

Přijímáme vhodná opatření na ochranu údajů a opatření proti riziku jejich ztráty. Vaše údaje zabezpečujeme proti všem formám nezákonného použití nebo zpracování. Vhodnými technickými a organizačními opatřeními zajišťujeme řádné zabezpečení vašich údajů v souladu s platnými právními předpisy.

Budou vaše osobní údaje předávány dál?

Údaje, které shromažďujeme, mohou být předávány následujícím kategoriím příjemců pro účely popsané v těchto zásadách ochrany osobních údajů:
  • Společnosti skupiny DHL Group a případně příslušná rada zaměstnanců a další orgány zastupující zaměstnance.
  • Poskytovatelé služeb, kteří služby poskytují z pověření DHL Group, např. poskytovatelé softwaru.
  • Orgány veřejné moci, pokud je předání vyžadováno platnými právními předpisy.

Pokud se ucházíte o zaměstnání mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), zavedli jsme vhodná opatření na ochranu práv a svobod uchazečů/zájemců. 

Předávání údajů společnostem skupiny DHL Group probíhá v souladu s koncernovými zásadami ochrany osobních údajů DHL Group. Shrnutí obsahu získáte kliknutím sem nebo prostřednictvím personálního oddělení, které vaši žádost zpracovává.

V případech, kdy vaše údaje z pověření DHL Group zpracovává poskytovatel služeb mimo EHP, je poskytovatel služeb vázán smluvními ujednáními a případně dalšími opatřeními.

Respektujeme vaše práva!

Předpisy o ochraně osobních údajů stanoví v příslušných případech následující práva: 
  • Právo na informace
    Máte právo být informováni o údajích, které o vás uchováváme, článek 15 GDPR. 
  • Právo na opravu
    Máte právo požadovat opravu nepřesných údajů o vás, článek 16 GDPR.
  • Právo vznést námitku
    Máte právo vznést námitku proti určitým typům zpracování, např. proti přímému marketingu, článek 21 GDPR.
  • Právo odvolat udělený souhlas
    Máte právo kdykoli odvolat svůj souhlas s účinností do budoucna, článek 7 GDPR.
  • Právo na přenositelnost údajů
    Máte právo své údaje, které jste nám poskytli, obdržet ve strukturovaném, běžném a strojově čitelném formátu, článek 20 GDPR.
  • Právo na výmaz / právo být zapomenut
    Za určitých okolností máte právo požádat o vymazání vašich údajů s cílem být zapomenut, článek 17 GDPR.
  • Právo na omezení zpracování
    Máte právo požadovat omezení používání vašich údajů, článek 18 GDPR.
  • Právo nebýt předmětem automatizovaného individuální rozhodování, včetně profilování 
    Máte právo vznést námitku proti automatizovanému zpracování. Společnost DHL Group v současné době nepoužívá automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní důsledky. Pokud bychom ho v budoucnu používali, učiníme tak v souladu s platnými předpisy, článek 22 GDPR.
  • Právo podat stížnost
    Pokud se domníváte, že vaše práva nejsou dostatečně dodržována, máte možnost podat stížnost pověřenci pro ochranu osobních údajů nebo jiné osobě zodpovědné za ochranu osobních údajů, pokud není pověřenec jmenován v dané společnosti DHL Group nebo k příslušnému dozorovému úřadu, který je pro danou společnost DHL Group příslušný. Kontaktní údaje najdete na webových stránkách Evropského sboru pro ochranu osobních údajů (EDPB) v části „Členové“.
 

Jak můžete své právo uplatnit?

  • Pokud si přejete uplatnit svá práva v souvislosti s konkrétní žádostí o zaměstnání, obraťte se se svým požadavkem na uvedenou kontaktní osobu inzerující divize společnosti DHL Group nebo na pověřence pro ochranu osobních údajů v dané divizi společnosti DHL Group.
  • Pokud si přejete uplatnit svá práva v souvislosti s jiným zpracováním údajů, obraťte se se svým požadavkem na kontaktní osobu ve společnosti Deutsche Post, která roli vaší kontaktní osoby převzala rovněž pro všechny ostatní divize společnosti DHL Group. 

Mějte na paměti, že společnost DHL Group nemůže váš požadavek zpracovat bez dostatečného prokázání vaší totožnosti. Mějte na paměti, že platné právní předpisy o ochraně osobních údajů mohou stanovovat podmínky pro výkon výše uvedených práv.

Změny v zásadách ochrany osobních údajů 

Vyhrazujeme si právo tyto zásady ochrany osobních údajů čas od času změnit v souladu se změnami našich služeb, zpracování vašich osobních údajů nebo platných právních předpisů. Doporučujeme vám proto naše zásady ochrany osobních údajů pravidelně navštěvovat.

Stav: 1. 4. 2023.