Datenschutzinformation – Bewerbung per WhatsApp am DHL Drehkreuz Leipzig
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
DHL Hub Leipzig GmbH, vertreten durch die Geschäftsführung
Hermann-Köhl-Str. 1
04435 Schkeuditz
E-Mail: bewerbung-leipzig@dhl.com
2. Datenschutzbeauftragte/r
Deutsche Post AG
Konzerndatenschutz
53250 Bonn
E-Mail: datenschutz@dhl.com
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Sächsische Datenschutzbeauftragte
Devrientstr. 5
01067 Dresden 3. Art der Daten:
Wenn Sie uns über den Messenger-Dienst WhatsApp kontaktieren, nutzen wir personenbezogene Daten, um mit Ihnen über WhatsApp zu kommunizieren. Dazu nutzt die DHL Hub Leipzig GmbH eine Chat-Software des Unternehmens Userlike UG (haftungsbeschränkt), Probsteigasse 44-46, 50670 Köln, Deutschland. Sie können den Chat wie ein Kontaktformular nutzen, um nahezu in Echtzeit mit unseren Mitarbeitenden des Recruiting-Teams der DHL Hub Leipzig GmbH zu chatten. Beim Start des Chats fallen in dem Zusammenhang folgende personenbezogene Daten an:
Alle unsere Mitarbeitenden wurden und werden zum Thema des Datenschutzes geschult und zum sicheren und vertrauensvollen Umgang mit Bewerberdaten unterrichtet. Alle unsere Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und haben entsprechend in ihren Arbeitsverträgen einen Zusatz zur Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung des Datenschutzes unterschrieben.
4. Zweck/Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
a) Nutzung durch die DHL Hub Leipzig GmbH
Wir ermöglichen Ihnen eine unkomplizierte und schnelle Art der Bewerbung über einen WhatsApp-Chat auf ausgeschriebene Stellenangebote. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient vorrangig dazu, Ihnen eine schnelle und effiziente Kontaktmöglichkeit zur Verfügung zu stellen und somit unseren Bewerbungsprozess zu verbessern bzw. Sie schnellstmöglich einzustellen.
Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung von Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum sowie Angaben zum Vorhandensein eines Führerscheines und Wünschen nach einer Schicht ist Art.6 Abs.1 lit. b) DS-GVO, da die oben beschriebene Datenerhebung im Rahmen des Bewerbermanagements zur Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses auf Stellenausschreibungen erfolgt. Die Abfrage des Geburtsdatums ist aufgrund der Vorschriften der §§ 14 ff. Jugendarbeitsschutzgesetz erforderlich, da die mit den angebotenen Stellen verbundenen Tätigkeiten überwiegend in der Nacht oder innerhalb der in §§ 16. ff. Jugendarbeitsschutzgesetz zu berücksichtigenden Zeiten durchzuführen sind.
Die Verarbeitung Ihrer Telefonnummer dient auch der Kommunikation über WhatsApp und zur damit zusammenhängenden Identifikation Ihrer Person und stützt sich in Bezug auf diese Daten daher auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Ferner sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum) gegen die sogenannte „EU-Terrorliste“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass zukünftig keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden. Zudem prüfen wir anhand von Namen, Vornamen und Geburtsdatum, ob Sie bereits in der Vergangenheit bei uns beschäftigt gewesen sind.
Die Rechtsgrundlagen dieser speziellen Verarbeitungen sind daher neben Art. 6 Abs. 1 lit. b) die Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c und f DS-GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und Wahrung berechtigter Interessen).
Ihren Nickname, der über WhatsApp bereitgestellt wird, wird zur Darstellung genutzt. Ihre Kommunikation mit uns wird als Chattranskript gespeichert und eine Konversations-ID vergeben. Dies dient dem Zweck, die bisherige Kommunikation mit Ihnen als Kontext für zukünftige Gespräche zu nutzen und dem Chat einer Person zuzuordnen. Im Transkript sind zudem Empfangs- und Lesebestätigungen enthalten. Diese dienen zur Sicherstellung des reibungslosen Empfangs, der Chatbearbeitung und zur Bereinigung inaktiver Kontakte. Die Rechtsgrundlage zur Speicherung des Chattranskriptes sowie des Datums und der Dauer des Chats ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse).
Die Speicherung des Chatverlaufes und der Konversations-ID dienen auch dem Zweck, Ihnen unter Umständen umfangreiche Ausführungen zur Historie Ihrer Anfrage zu ersparen sowie zur beständigen Qualitätskontrolle unseres Chat-Angebots. Die Speicherung der Chatdaten dient ebenso dem Zweck, die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Auch hier leitet sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO ab. Sofern Sie dies nicht wünschen, können Sie uns dies gerne unter den unter I. genannten Kontaktdaten mitteilen. Gespeicherte Chats werden dann unverzüglich von uns gelöscht.
Wir nutzen den WhatsApp-Chat im aktivierten Datenschutzmodus. Das bedeutet, dass wir durch eine entsprechende Konfiguration des Chats keine unerwünschten Kontaktdaten wie Ihre IP-Adresse, den User-Agenten, Ihren Browser, Ihr Betriebssystem, Ihr Land, Ihren Standort, den Referrer sowie Seitenbesuche und Navigationsereignisse verarbeiten, es sei denn, Sie stellen uns diese Daten explizit über den Chat zur Verfügung.b) Nutzung durch Bewerber:innen und Verarbeitung personenbezogener Daten bei WhatsApp
Die Teilnahme an einer Bewerbung über den WhatsApp-Chat ist absolut freiwillig. Es gibt keine Verpflichtung, den Chat als Bewerbungskanal zu nutzen. Dieser Service stellt lediglich eine Alternative zu einer Bewerbung über ein Bewerberformular unter https://careers.dhl.com/eu/de/dhl-drehkreuz-leipzig dar. Eine Benachteiligung oder Bevorzugung findet in keinem Fall statt, unabhängig davon, welcher Bewerbungskanal genutzt wird. Die DHL Hub Leipzig GmbH übernimmt keine Verantwortung für Informationen von interessierten Kandidat:innen, welche über den Chat veröffentlicht werden.
Sie signalisieren uns durch die Nutzung, dass wir Sie zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung über den Chat kontaktieren dürfen. Die Kommunikation über den Chat zwischen Ihnen und uns ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und wird auf Servern in Deutschland gespeichert.
WhatsApp erhebt eigenständig Daten. Zweck und Umfang der Datenerhebung durch WhatsApp, die
weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch WhatsApp, sowie Ihre Rechte und Einstellungsmöglichkeiten
zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von WhatsApp. Diese
finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/#privacy-policy oder unmittelbar in der WhatsApp-App. Verantwortlicher für den Messenger-Dienst WhatsApp im Sinne der DS-GVO ist WhatsApp Ireland, zuständige Aufsichtsbehörde nach DS-GVO die irische Datenschutzaufsicht. Wir weisen darauf hin, dass WhatsApp im Rahmen der Nutzung Daten in Drittländern außerhalb der EU speichert und mit anderen Diensten des Anbieters austauscht. Hierauf haben wir keinen Einfluss.
Ihre Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Kommunikation genutzt und gem. Ziff. 7 dieser Erklärung gelöscht. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass Sie sich direkt an den Betreiber wenden und die Löschung der Daten verlangen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Kategorien von Empfängern
Die zuständigen Mitarbeitenden aus dem Recruiting-Team der DHL Hub Leipzig GmbH haben Zugang zu dem Chatverlauf und alle in dem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten (siehe zu 3.). Des Weiteren verarbeiten externe Dienstleister auch personenbezogene Daten im Auftrag der DHL Hub Leipzig GmbH im Rahmen der Bereitstellung des Chats (IT-Dienstleister Userlike UG (haftungsbeschränkt), OMQ GmbH; 360 Dialog GmbH), die hinreichenden Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der EU Datenschutz-Grundverordnung erfolgt. Sie sind gemäß Art. 28 DS-GVO vertraglich u.a. zur strikten Geheimhaltung verpflichtet. In diesen Fällen ist die DHL Hub Leipzig GmbH weiterhin verantwortlich für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die externen Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten nur auf dokumentierter Weisung der jeweiligen Verantwortlichen. 6. Datenübermittlung Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt und ist auch nicht geplant, es sei denn wir sind dazu gesetzlich verpflichtet. Sofern ein Drittlandtransfer durch den o. g. Verantwortlichen oder die beauftragten Auftragsverarbeiter stattfindet, erfolgt dies nur auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln oder im Rahmen entsprechender Ausnahmeregelungen i. S. d. der DS-GVO.
7. Speicherung der Daten
Der Chatverlauf bzw. alle von Ihnen im Rahmen der Chatnutzung mitgeteilten oder von uns abgefragten personenbezogenen Daten (siehe zu Punkt 3.) werden spätestens nach 30 Tagen nach Beendigung des Chats durch DHL gelöscht. Die Chat-Transaktion inkl. Datum und Dauer des Chats werden nach spätestens 2 Monaten nach Beendigung des Chats und die von Ihnen ggf. im Rahmen der Chatnutzung hochgeladenen Files nach 48 Stunden, beginnend mit der Löschung des Chattranskriptes, durch Userlike UG gelöscht. Der Auftragsverarbeiter 360dialog GmbH speichert den WhatsApp-Namen (User-ID) sowie den Nachrichteninhalt für max. 7 Tage.
„Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzhinweisen unserer Dienstleister 360dialog GmbH sowie der Userlike UG (haftungsbeschränkt) unter https://docs.360dialog.com/docs/useful/imprint-and-dataprivacy bzw. https://www.userlike.com/de/terms#privacy-policy “Rechtsgrundlage für die Speicherung des Chatverlaufs, ggf. mitgesendeter Dateien und des Chattranskriptes ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse), um Ihnen ggf. umfangreiche Ausführungen auf Ihre Anfragen zur Historie des Chats zu ersparen, zur beständigen Qualitätskontrolle unseres Chat-Angebots sowie Gewährleistung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.8. Verwendung Ihrer Daten für andere Zwecke
Eine Verwendung Ihrer Daten für andere Zwecke findet nicht statt.
9. Betroffenenrechte
Ihnen stehen folgende Betroffenenrechte zu: a) gem. Art. 15 DS-GVO Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben,
b) gem. Art. 16 DS-GVO Berichtigung, sofern Ihre Daten nicht korrekt gespeichert sind,
c) gem. Art. 17 und 18 DS-GVO Löschung oder – sofern Aufbewahrungspflichten bestehen – Einschränkung der Verarbeitung der für den genannten Zweck nicht mehr erforderlichen Daten,
d) gem. Art. 20 DS-GVO Daten, die von Ihnen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten,
e) unter Beachtung der Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
f) Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen, sofern Sie Zweifel an einer datenschutzkonformen Verarbeitung Ihrer Daten haben. Bezüglich der Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich entweder direkt postalisch an die Abteilung Datenschutz der DHL Hub Leipzig GmbH, Hermann-Köhl-Str. 1, 04435 Schkeuditz oder an unser E-Mailpostfach lejhubdatenschutz@dhl.com wenden. Soweit Sie per E-Mail Kontakt mit unserer Datenschutzabteilung aufnehmen und die Kommunikation dabei verschlüsseln möchten, können Sie gerne zunächst an die vorgenannte E-Mail-Adresse eine E-Mail mit der Bitte um Zusendung des öffentlichen S/MIME-Schlüssels senden