INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH DLA UBIEGAJĄCYCH SIĘ O PRACĘ

PONIŻSZE INFORMACJE WYJAŚNIAJĄ W JAKI SPOSÓB I DLACZEGO DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W RAMACH PROCESU REKRUTACJI W GRUPIE DEUTSCHE POST DHL W KRAJACH, W KTÓRYCH STOSUJE SIĘ UNIJNE OGÓLNE ROZPORZĄDZENIE O OCHRONIE DANYCH (RODO) LUB RÓWNOWAŻNE PRZEPISY.

1. DLACZEGO UDOSTĘPNIAMY TĘ INFORMACJĘ?

Grupa DHL Group (DHL Group) przywiązuje dużą wagę do ochrony danych osobowych takich jak dane kontaktowe i życiorys oraz do ich przetwarzania zgodnego z obowiązującymi przepisami. Wobec powyższego chcielibyśmy poinformować Państwa o tym, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane w związku z rekrutacją oraz w ramach obsadzania wolnych stanowisk. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i ewentualnie innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych. Przetwarzanie obejmuje m.in. gromadzenie, przechowywanie, wykorzystywanie, modyfikowanie i usuwanie danych.

2. KTO JEST ODPOWIEDZIALNY ZA PRZETWARZANIE DANYCH?

Za wszystkie rekrutacje na stanowiska pracy, które są przedmiotem ogłoszenia oraz za wszelkie dane przetwarzane w związku z danym procesem rekrutacji odpowiada spółka Grupy DHL Group wskazana w ogłoszeniu o pracę. Odpowiednie dane kontaktowe znajdują się w ogłoszeniu o pracę.

Deutsche Post AG (Charles-de-Gaulle-Str. 20, 53113 Bonn, Niemcy) udostępnia Państwu i spółkom Grupie DHL Group centralną stronę internetową (DHL Group.jobs), na której można znaleźć szczegóły dotyczące globalnych ofert pracy, a także scentralizowane narzędzia takie jak Job Alert.

3. KTO ODPOWIADA ZA OCHRONĘ PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt z odpowiednią – wskazaną w ogłoszeniu – spółką Grupy DHL Group do której złożyli Państwo aplikację za pomocą adresu e-mail:

W przypadku dodatkowych pytań niezwiązanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z osobą prowadzącą proces rekrutacyjny lub poprzez jeden z powyższych adresów e-mail (adekwatnie do spółki prowadzącej rekrutację)

4. KONTAKT Z ORGANEM NADZORUJĄCYM OCHRONĘ DANYCH OSOBOWYCH 

Jeżeli uważają Państwo, że Państwa prawo do ochrony danych osobowych zostało naruszone, mogą Państwo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Dane kontaktowe organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych możecie Państwo także znaleźć na stronie internetowej Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD).

5. JAK BĘDĄ WYKORZYSTYWANE PAŃSTWA DANE?

Państwa dane będą wykorzystywane przez spółki należące do Grupy DHL Group w celu przeprowadzenia rekrutacji i skontaktowania się z Państwem w sprawach związanych z Państwa podaniem o pracę.

Informujemy, że Państwa dane mogą być wykorzystane w następujących procesach:

a. Przesłanie dokumentów rekrutacyjnych bez związku z konkretnym ogłoszeniem („ad hoc”)
Państwa Aplikacja będzie rozpatrywana przez pracowników zajmujących się rekrutacją. Przetwarzają oni dane jedynie w celach związanych z Aplikacją.

b. Aplikacja składana do bazy kandydatów
Jeżeli złożone dokumenty nie będą dotyczyć konkretnego stanowiska, założymy, o ile nie będzie innej informacji, że wszystkie spółki Grupy mogą wykorzystać dane osobowe w celu informowania Państwa o wszelkich wolnych stanowiskach odpowiadającym Państwa kwalifikacjom. W tym celu dane będą przechowywane na stronach rekrutacyjnych DHL Group. Poszczególne spółki Grupy będą korzystać z tych danych w celu wyszukania odpowiednich kandydatów na obecne lub przyszłe stanowiska. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać swoje podanie. W tym celu wystarczy poinformować o tym spółkę Grupy, do której przesłali Państwo zgłoszenie zgodnie z punktem 2 ust. 2.

c. Udostępnienie Aplikacji w celu obsadzenia innego wolnego stanowiska
W przypadku gdy złożą Państwo Aplikację na konkretne wolne stanowisko w spółce należącej do Grupy, przekażemy Państwa dane innym podmiotom należącym do Grupy w celu możliwego obsadzenia wolnych stanowisk w tych spółkach, jedynie jeśli uzyskamy uprzednio Państwa zgodę na takie działanie. Mają Państwo prawo do wycofania zgody na takie działanie w dowolnym momencie. Wycofanie przez Państwa zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

d. Sprawdzenie danych w celu zapewnienia zgodności z przepisami
Jesteśmy zobowiązani przez przepisy prawa, aby nie udostępniać jakichkolwiek zasobów odbiorcom objętym sankcjami zgodnie z unijnymi przepisami antyterrorystycznymi (lista sankcji) i innymi obowiązującymi przepisami krajowymi. W związku z powyższym jesteśmy zobowiązani do sprawdzania danych, które otrzymujemy od kandydatów z listami podmiotów objętych sankcjami i obowiązującymi przepisami dotyczącymi w/w sankcji. Podstawą przetwarzania Państwa danych będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny nałożony na nas przez prawo unijne).

e. Rejestracja na stronie internetowej dedykowanej karierze zawodowej
Jeśli jedna z naszych stron internetowych dedykowanych karierze zawodowej oferuje możliwość rejestracji, dane wymagane do uzyskania dostępu (takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i hasło) będą wykorzystywane wyłącznie w celu zabezpieczenia dostępu do strony internetowej poświęconej karierze zawodowej i danych, które zostały tam zapisane. W razie potrzeby na takiej stronie mogą Państwo znaleźć więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych.

f. Cele statystyczne
W celu ciągłego doskonalenia naszych ogłoszeń o pracę i ogólnych procesów rekrutacyjnych, możemy dla celów statystycznych przeprowadzać analizy i oceny otrzymywanych danych. Dla przykładu, ilu kandydatów aplikowało na dane stanowisko lub jak długo widoczne było ogłoszenie dotyczące wolnego stanowiska. W tym kontekście przetwarzamy dane dotyczące obecnych i byłych kandydatów, np. jak daleko od miejsca pracy mieszka dany kandydat. Naszym uzasadnionym interesem jest usprawnienie procesów ogłaszania ofert pracy i rekrutacji, który stanowi podstawę prawną tego typu przetwarzania danych (art. 6 ust 1 lit. f RODO).
W związku z powyższym mogą Państwo w oparciu o Państwa szczególną sytuację zgodnie z art. 21 RODO wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w tym celu.

g. Powiadomienia o pracy (Job Alert)
Po włączeniu funkcji Job Alert (o ile funkcja dostępna jest w danym kraju), wskazany przez Państwa adres e-mail zostanie wykorzystany do informowania Państwa o aktualnych ofertach pracy w spółkach Grupy, które odpowiadają Państwa kryteriom wyszukiwania (kategoria, lokalizacja).

6. JAK GROMADZIMY PAŃSTWA DANE?

Zazwyczaj wskazane przez Państwa dane są przechowywane na stronie internetowej dotyczącej kariery. Na stronie internetowej można również znaleźć dodatkowe informacje o tym, jak przetwarzane są Państwa dane. W przypadku wysłania do nas aplikacji innym kanałem co do zasady będziemy wtedy przechowywać Państwa dane również w zakładce kariera na naszej stronie internetowej. W przypadku przekazywania danych za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci lub platform wykorzystywanych do celów zawodowych będziemy przetwarzać Państwa dane zgodnie z obowiązującymi warunkami korzystania z usług danego dostawcy. W przypadku współpracy z agencjami rekrutacyjnymi zakładamy, że agencje przekazują nam dane po uprzednim uzyskaniu Państwa zgody.

7. JAKIE DANE TRZEBA PODAĆ?

Oprócz Państwa danych podstawowych które wskazane są w obowiązujących przepisach prawa (imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata), w przypadku gdy jest to niezbędne możemy potrzebować danych osobowych, które umożliwią nam sprawdzenie, w jakim stopniu są Państwo odpowiednim kandydatem na dane stanowisko. W przypadku gdy nie istnieje prawny obowiązek potwierdzania niektórych wymagań, np. przedstawienie dokumentów potwierdzających odpowiednie kwalifikacje zawodowe np. kierowców lub pilotów, to Państwo decydują o zakresie przekazywanych nam danych – w tym o informacjach na temat danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. W przypadku powoływania się na określone uprawnienia, np. odwołanie się do uprawnień dla osób z orzeczeniem o niepełnosprawności w trakcie procesu rekrutacyjnego, informacje na temat swojej niepełnosprawności możesz przekazać nam za pośrednictwem listu motywacyjnego. Nie ma jednakże takiego obowiązku.

8. JAKIE DANE ZBIERAMY?

9. JAKA JEST PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA PAŃSTWA DANYCH?

Będziemy przetwarzać Państwa dane w celu podjęcia decyzji o ewentualnym nawiązaniu stosunku pracy. W zależności od konkretnej aplikacji mogą mieć zastosowanie następujące podstawy prawne:

Inne mające zastosowanie przepisy prawa, które mogą powodować powstanie dodatkowych wymogów w zakresie ochrony danych.

10. KTO MA DOSTĘP DO PAŃSTWA DANYCH?

Państwa dane będą przetwarzane przez osobę do tego uprawnioną w spółce z Grupy, do której składają Państwo aplikację. W celu rozpoczęcia procesu rekrutacyjnego w szczególności poprzez umożliwienie kandydatom do pracy składania aplikacji, niektóre spółki z Grupy mogą zaangażować specjalnie przeszkolonych pracowników z innych spółek z Grupy (w tym dostawców usług wewnątrz Grupy) lub zewnętrznych dostawców usług. We wszystkich przypadkach gwarantujemy Państwu istnienie odpowiednich umów zapewniających, że Pastwa dane są przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Dostęp do Państwa danych będą miały wyłącznie osoby do tego uprawnione. Jeżeli Państwa dane zostaną przekazane w ramach Grupy, zastosowanie będą miały warunki określone w punkcie 5a i 5b. Procesy rekrutacyjne w całej Grupie mogą ponadto przewidywać, że oprócz działu kadr spółki z Grupy, w której na dane stanowisko prowadzony jest proces rekrutacyjny, dostęp do Państwa danych będą mieli również dostawcy usług informatycznych i rekrutacyjnych, zarówno z innych spółek z Grupy, jak i z firm zewnętrznych. W przypadku państw, w których ma to zastosowanie, właściwa Rada Zakładowa oraz organ przedstawicielski osób niepełnosprawnych mogą również wykorzystać Państwa dane w celu umożliwienia Państwu skorzystania z ustawowych praw uczestnictwa w procesie rekrutacji. Procesy w całej Grupie, takie jak outsourcing IT mogą przewidywać, że pracownicy różnych spółek Grupy będą uprawnieni do dostępu do Państwa danych.

11. W JAKI SPOSÓB DANE SĄ PRZEKAZYWANE ODBIORCOM W KRAJACH SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ?

W przypadku aplikowania na stanowisko poza Unią Europejską (UE) lub udostępnienia danych na podstawie zgody obejmującej rekrutacje na „Inne stanowiska/ bazy kandydatów w grupie DHL Group”, do Państwa danych będą miały dostęp również uprawnieni pracownicy spółki z Grupy mające siedzibę w krajach poza UE . W przypadku udostępnienia danych osobowych innym spółkom z Grupy spoza UE proces ten zostanie przeprowadzony zgodnie z Polityką Prywatności Danych DHL Group. Zapewnia ona przetwarzanie danych osobowych przez spółki Grupy na poziomie globalnym oraz zgodnie ze standardami gwarantującymi odpowiedni poziom ochrony danych zgodnie z wymogami RODO. Polityka Prywatności Danych Grupy została zatwierdzona przez europejskie organy nadzorujące ochronę danych osobowych jako Wiążące Zasady Korporacyjne (BCR). Streszczenie tego dokumentu można uzyskać pod adresem https://www.dhl.com/content/dam/dhl/global/core/documents/pdf/summary_dpdhl_privacypolicy.pdf lub w dziale HR zajmującym się Państwa wnioskiem rekrutacyjnym. Jeżeli strona trzecia będzie przetwarzać Państwa dane osobowe w imieniu firmy należącej do Grupy, będzie ona umownie zobowiązana do przestrzegania europejskich standardów ochrony danych osobowych.

12. JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE PAŃSTWA DANE?

Przechowujemy Państwa dane do momentu wycofania podania lub do momentu podjęcia decyzji o wycofaniu zgody na włączenie ich do naszej puli kandydatów w związku z Państwa aplikacją na konkretne stanowisko (jednakże nie dłużej niż przez kolejne 12 miesięcy od chwili udzielenia przedmiotowej zgody). Jeżeli proces rekrutacji nie zakończy się powodzeniem, dane będą przechowywane przez kolejne 6 miesięcy, chyba że obowiązujące przepisy przewidują inne okresy przechowywania danych. Jeżeli zostaną Państwo zatrudnieni, Państwa dane uzyskane w procesie rekrutacyjnym zostaną włączone do akt osobowych i będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi lokalnymi przepisami prawa.

13. JAK WYGLĄDA PROCES PODEJMOWANIA DECYZJI W SPRAWIE APLIKACJI O PRACĘ?

Aplikacje są oceniane na ogół przez pracowników działu personalnego, którzy odpowiadają za ogłoszenie o pracę. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach oraz dozwolonych ramach zostanie podjęta automatyczna decyzja lub niektóre informacje o kandydacie zostaną automatycznie przetworzone i ocenione, jak również jeśli zostanie dokonana prognoza dotycząca kandydata (stworzenia profilu kandydata), spółka z Grupy, w której kandydat ubiega się o pracę, poinformuje go o jego prawach do bycia wysłuchanym lub prawie do sprzeciwu w tym zakresie.

14. JAKIE PRAWA PRZYSŁUGUJĄ PAŃSTWU ZGODNIE Z RODO?

Zgodnie z przepisami prawa mogą Państwo:

15. JAK MOGĄ SKORZYSTAĆ PAŃSTWO Z PRZYSŁUGUJĄCYCH PAŃSTWU PRAW?

Mogą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw za pośrednictwem naszej strony internetowej poświęconej karierze zawodowej (o ile dotyczy), kontaktując się z odpowiednią osobą wyznaczoną do kontaktu w danym procesie rekrutacyjnym, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych spółek DHL do której Państwo składali wniosek rekrutacyjny (zgodnie z pkt. 3 niniejszej klauzuli informacyjnej), lub wysyłając wniosek na adres korespondencyjny siedziby spółki, do której Państwo aplikowaliście.

16. ZMIANY W NINIEJSZYCH INFORMACJACH

Informacje zawarte w dokumencie są aktualne na miesiąc listopad 2020. W przypadku konieczności zastrzegamy sobie prawo do zmiany powyższych informacji.